1、档案室应依照学院年度工作计划的实际情况及时收集各类档案。各职能部门则根据档案管理规定，及时归档并办理移交。
2、按档案归档要求，各种文件、资料不得用圆珠笔、铅笔书写。并将原件归档，以提高准确性。
3、档案室对学院自制、采购，作为学校固定资产符合归档条件的仪器设备，应本着参与开箱验收，认真核实资料的原则，收集相关存档材料。
4、根据学院教学、管理工作的具体状况，档案人员应深入现场，配合有关部门一齐做好归档文件、资料的收集工作，力求完整、准确。
5、在文件资料交接时，应办理移交登记手续，有关经手人应在移交记录薄上签名，以作备查。
1、根据档案分类表，将不同内容、载体的档案进行分类、组卷。
2、永久、长期、短期保管的案卷必须按规定的格式形成卷内文件目录。
3、卷内文件依其形成的规律或特点，按有关规定排列。
卷内文件须按排列顺序，依次编写页码、有关情况说明，逐项填写在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填写完整，以示负责。
4、案卷的封皮，应按规定填写，案卷题名要简明，准确反映卷内文件内容，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。
5、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体分别排列，案卷排列自上而下，自左向右，排列方法应统一，前后保持一致。
6、按案卷排列顺序，编制卷号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号，一个全宗内，案卷目录不得重复。
为了加强学院档案的管理和收集、整理工作，有效地保护利用档案，为学院的教学、管理工作服务，特制订制度如下：
一、归档要求
1、对学院规定的应当归档的材料，必须按照有关规定，定期向学院综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
2、文件材料立卷是各级文书部门将已办理完毕，并具有查考保存价值的公文材料，按照它们的内在联系和形成规律，组成案卷。
3、归档的文件材料必须完整，书写必须用黑墨水或兰黑墨水，字迹清晰。
4、归档的文件材料必须准确反映教学、管理、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
5、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
6、各部门对本归档范围中未提及而已形成的其他图纸文件，如认为有保存价值时也应及时归档。
7、凡学院签发的文件必须附底稿，签注手续完备。
8、学院工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集的文件材料应移交给档案室。
9、凡是部门学期、年度总结必须打印并附底稿。
二、归档时间和手续
1、党委、工会、团委等群众组织工作、行政管理工作、外事工作、出版工作的档案应按要求在次年的四月底前归档。
2、教学部门的档案，应按教学年度在次年度的十一月底前归档。
3、科研、基建、产品、仪器设备档案，应在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档。
4、财会档案应在会计年度终了后的第二年下半年归档。
5、因公外出参观、学习、考察及参加各种会议的文件材料回学校一星期内归档。
6、有关技术会议方面的科技资料，在会议结束后归档，各种技术照片、录音、录像带等可以随时归档。
7、各部门向综合档案室移交档案必须履行手续，填手移交清册，交接双方要签名盖章。
8、财务档案由部门兼职档案员整理立卷，并打印案卷目录一式三份，随同案卷向档案室移交入库，经双方登记核对签字后，一份目录由财务部门保留备查。
一、会计档案指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
二、每年形成的会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。会计档案指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。
三、会计档案不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准后可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
四、查阅会计档案者需由档案管理员陪同，对外提供凭证复印件由档案管理员完成，严禁直接将会计档案委托他人拿出复印，保证会计档案的安全。
五、财务处采用电子计算机进行会计核算后，应当保存打印出的纸质会计档案。财务处超过保管期的会计档案，按照有关规定，在办理一定手续后移交学院综合档案室。
鉴定销毁工作是区别和判断档案的价值，对无保存价值的档案予以剔除销毁工作。为了搞好这项工作，真正起到提高档案保管质量的作用，根据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》的要求，特制订本办法。
一、档案鉴定销毁原则
1、鉴定销毁的档案，必须是根据国家规定的档案保管期限，已满期或超期的无保存价值的档案。
2、档案的鉴定销毁工作，必须严格履行档案鉴定销毁程序，并根据各类档案的不同特点和历史价值、科学价值、使用价值，认真地、全面地、准确地审核后，认真实施。
二、鉴定销毁工作的组织程序和方法
1、档案部门应根据库存档案的实际情况，对已超期或满期的档案提出鉴定意见，报主管领导批准，组成由主管领导为首的档案鉴定销毁领导小组。
2、档案鉴定工作，必须在学院鉴定销毁领导小组的指导下，由有关部门的专业人员和档案人员参加，采用直接鉴定的方法。
3、档案鉴定工作，一般以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴、集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见。
4、对经鉴定确系无保存价值的档案，应登记造册一式三份，一份学校归档保存，一份留存档案材料形成部门待查，一份报上级档案主管部门审批备案。
5、鉴定工作结束后，应写出鉴定销毁报告，待学院及上级主管部门批准后，履行销毁手续。
三、档案销毁和善后工作
1、对已批准履行销毁手续的档案，应由档案部门和有关部门各派一人，到上级指定的地点进行监销。
2、监销人在销毁前应认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。
3、对鉴定工作中挑出延长保管期限的档案材料，应由有关部门在档案人员的指导下，重新组卷，交档案部门继续保存。
4、档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存放地点和检索工具中注明，以保证库存档案的正常利用。
为了确保秘密档案、资料的正常利用，更好地为学院各项工作服务，根据《保密法》、《档案法》规定，特制订本制度。
一、保密的依据及密级、范围
密级是人们根据已形成的文字材料、图纸、照片、声像中秘密事项所涉及利害关系程度而标明的等级。因此，各类载体所组成档案的重要程度、限制范围和一旦泄密所带来的危害性及可保密性是我们划分密级的依据。
参照国家教委，国家保密局的《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，现确定我院档案、资料的保密范围有绝密、机密、秘密和内部保密事项四种，具体内容如下：
1、绝密：属最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害。内容有：
由上级制发并注明绝密的文件组成的案卷、资料。
2、机密：属重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。内容有：
由上级制发并注明机密的文件组成的案卷、资料。
3、秘密：属一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。内容有：
(1) 由上级制发并注明秘密的文件组成的案卷、资料。
(2) 查处一般违纪案件的案情和有关材料组成的案卷。
4、内部保密事项：不属国家秘密，在一定范围内，一定时间内泄露会使单位的利益受到损害。内容有：
(1) 关于党委会、党政联席会、院长办公会、职称评审会等会议记录组成的案卷。
(2) 未公布的人事调配、职工奖惩、劳动工资计划、机构、编制、工资调整材料组成的案卷。
(3) 未公布的外事工作材料组成的案卷。
(4) 未公布的岗位设置意见等材料组成的案卷。
(5) 专业技术职务评审过程中形成的专家评审意见、申报表等材料组成的案卷。
(6) 可能成为发明的科研成果组成的案卷。
二、保密档案、资料利用的权限和范围
1、秘密以上的档案、资料是国家机密，利用时应按照归档前该文的阅文范围去查阅，其他部门的人员确因工作需要查阅秘密以上的档案时，须经学院办公室主任批准。
2、内部保密事项材料组成的档案的利用，应限制在较小的范围内，一般只允许形成部门的有关人员和领导查阅，其他部门的人员因工作需要查阅，须经形成部门的领导或该项目负责人的同意，方可查阅。
3、查阅保密档案、资料必须在档案室内，如在允许查阅的范围内，确系工作需要调出，应在保证档案、资料安全的前提下，抓紧查阅，及时归还。
三、保密档案、资料的管理
1、保密材料立卷归档时，必须由制成部门注明该卷档案的密级，内部保密事项材料组成的案卷还须注明保密的时间和利用范围，方可向档案部门移交。
2、档案人员应对归档入库有密级的档案，做到心中有数，严格执行保密档案的利用规定，未经批准，不得擅自将有秘密的档案、资料携出档案室，更不得随便复印。
四、档案、资料的解密和变更密级
1、凡国家秘密事项的档案、资料，保密期限届满，或虽在保密期内，但已合法公开自行解密。
2、对在保密期限内的保密档案资料需变更密级、保密期限或解密的，应由档案、资料形成立卷归档部门提出意见，经学院保密委员会审查后，报学院主管领导审批。
3、对批准更改密级或解密的档案、资料，应由申请部门将意见通知档案室，以便在被更改的档案、资料上标明“解密”或“升”、“降”密的标识。
一、“三纳入”内容
“三纳入”是指档案工作纳入学院工作计划、奖惩办法；纳入领导工作议事日程；纳入学院教职员工的岗位责任制三个方面。
二、责任部门、人员
1、纳入学院工作计划，由办公室根据档案工作情况提出工作设想、要求，经请示分管院长同意后，列入年度工作计划。
2、纳入领导工作议事日程，学院分管领导、部门分管领导应根据学院的发展需要和档案工作实际情况，把档案工作的规划、设想、具体工作摆在议事日程或根据上级机关的要求、学院档案工作人员的提议研究落实。
3、由学院档案工作领导小组，组织办公室、各部门根据有关人员对档案的实际工作情况予以考核。
一、“四参加”内容
“四参加”是指档案部门或专兼职档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。
二、责任部门、人员
1学院产品的试制、开发、定型、鉴定、生产等工作由负责该产品试制的部门负责收集、整理、归档。
2、科研课题鉴定会：由院长室、教育研究室负责科研课题的选定和组织实施，鉴定时负责通知档案员参加。
3、由各部门领导，根据情况及时通知档案人员参加设备开箱验收会并移交有关档案资料，档案人员要将参加设备开箱验收会的情况作好相应记录，保证设备资料的齐全。
4、由学院有关部门通知档案人员参加基建工程竣工验收会，档案人员在工程进展中，先期即应积极主动参与，了解工程进展情况并及时收集相关资料，在参加竣工验收会时，要对验收工程的资料移交工作提出明确意见。有关部门应根据档案要求在规定时间内移交。
根据国档发[1983]4号文“科技档案员要参加设备开箱，并应形成制度”的规定，为了使档案达到集中统一管理，完整、准确、系统、安全和有效利用，特制订本制度。
1、凡属学院各部门购置、安装的各类800元以上的教学、管理、仪器仪表等重要设备到货后，由分管领导通知档案室派员参加设备开箱。
2、开箱时要由使用单位、设备购进单位会同档案部门共同检查验收设备出厂技术文件及说明书，并在工程竣工时将出厂技术文件、说明书归档一份。
3、开箱后发现缺少出厂文件及说明书，由设备购进单位负责补齐。
4、随箱设备由管理部门领导、工程技术负责人、学院档案人员共同验收签字。
5、使用单位在安装使用中需要开箱设备资料时，可按规定申请复印。
6、设备开箱时如不通知档案部门，发生技术文件资料丢失、损失或留在个人手中，应追究有关人员责任。
为了更好地管好档案、用好档案，确保档案的安全，延长档案的使用寿命，特制订本制度：
1、学院新建档案库房，应符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》的要求。
2、学院应从档案工作的实际出发，为档案库房配备必要的去湿机、空调机、吸尘器等设施，使档案库房达到温度为14~24℃，相对湿度45~60%的国家标准。并符合档案库房防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光的要求。
3、档案库房内的每组柜架，应在便于管理、方便查找的原则下，放置井然有序，档案人员还应及时做好档案存放的标引，做到准确无误。
4、对每年接收编目的各类档案，在入库上架时应进行认真检查，做到帐目、卡、物相符，按不同门类、载体，依档号顺序排列。标明室藏档案资料的示意图。
5、查阅、借阅档案要严格执行借阅制度，及时做好出库档案的登记，归还时要当面注销，随时入库。
6、档案人员应注意研究档案保护技术，对那些利用频繁和年久自然破损的档案，逐步做好修补和复制工作。
7、节假日前，档案人员要对档案的借阅、保管情况进行检查和回收，如有问题及时汇报，确保档案的安全。
8、每天下班前，档案人员要注意做好档案库房和办公室的安全工作，必须将电源切断，门窗关好，才能离开。
9、档案人员在调离工作岗位时，应及时办理所分管档案的交接手续。
10、档案库房是存放档案的重地，非工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，库房内不能寄放其他物品。
一、档案库房必须坚固，防火防爆，双保险锁，库房要通风良好，并和办公室分开。
二、档案库房实行专人负责管理，借阅者和任何人不准进入库房内，库房门钥匙不准随身携带离开办公室。
三、档案库房内备有防火、防盗、防潮、防光、防有害微生物、防尘、防污染等设备和安全措施。
四、档案库房应保持适宜的温湿度，温度在14~24℃，相对湿度45~60%，库房备有温湿度计，有测量记录，对不适宜的温湿度要进行调整。
五、档案库房做到清洁卫生，下班前检查门窗、电气开关是否关闭，每年年末对保管的档案进行一次清点核对检查，做到卷帐相符，对破损档案要及时修补和复制。
六、柜架排放合理，便于通风，利于查找。
七、库房内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内走廊畅通，消防器材要定期检查，库房的安全防火要落实专人负责。
根据档案提供利用的要求，阅档室是档案部门设置专门供查阅档案人员利用档案的地点，为使阅档室更好地为阅档人员服务，结合学院实际情况，特制订本制度。
1、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员创造一个优雅、宁静的环境。
2、档案管理员要树立全心全意为人民服务的思想，做到热情接待、主动介绍情况。
3、档案管理人员根据阅档人员的需要，及时提供查找工具，主动协助借阅人员查找，迅速准确提供档案。
4、档案管理员要主动征求借阅人员的意见，切实改进服务工作，要主动了解利用的经济效果，并及时登记积累。
5、需借出档案室的档案，应经批准后办理借阅手续，按期返回。重要的、只有一份的档案资料原则上不准带出。
6、经批准手续借阅的档案，不准离开办公地点。
7、阅档人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。
一、凡学院的正式教职工，通过正常手续，填写借阅登记单，均可借阅与本人工作业务有关的档案。
二、档案是反映学校历史面貌的原始依据，调阅档案时应爱护、保护档案的完好和卷面整洁，不得任意涂改和拆装，防止档案丢失和失散。
三、档案借阅均需办理借阅登记手续，与本人本职工作无关的档案一律不予借阅，借阅超出本部门分管业务范围的档案，需经业务主管院长同意，外单位因工作需要，要借阅学院档案时，一律凭单位介绍信，并经学院领导批准。
四、借阅学院党委会、党政联席会议、院长办公会议记录一律由党委书记、院长批准，借阅其他机密档案必须经办公室主任批准，机密档案一律在档案室内阅读。其他档案需借出档案室阅读时，时间不得超过十天，特殊情况办理续借手续，如因公出差较长时间，应在出差前归还。
五、严禁在所借档案案卷内折叠、剪裁、拆卷、抽页、勾划、涂改，阅档时严禁吸烟。
六、文书档案每次限借一卷，科技档案每次限借五卷，其他档案可以根据需要而定。
七、阅档人员必须严格执行《保密守则》，不得将档案带回家中或转借，不得将档案内容泄露给无关人员，不得擅自复印或摘抄机密档案。
八、底图除增晒蓝图或必要的修改使用外，一律不外借，必须外借时需批准，任何人不得改动图面内容或图标。
九、档案归还时，借阅人员应填写利用效果，档案室人员应当面进行认真清点，经查无误后方能签收。如发现档案损坏、散失、缺页等现象，应及时向办公室主任汇报，以便追查借阅者的责任。
十、各部门（个人）需摘抄和复印档案资料的应申请，对不符合规定的借阅，档案人员应予拒绝。
为了加强学院档案管理工作的开发利用，努力开发利用各类档案，为学院的教育、教学和科研管理工作服务，提高其社会效益和经济效益，特制订本制度。
一、档案的开发及咨询服务
1、档案部门人员要熟悉室藏档案，根据各类档案的形成情况编制各种检索工具，做好档案的开发和提供利用工作，当好领导及有关部门的助手和参谋。
2、根据学院教学、科研、管理工作的需要，积极创造条件编辑各种形式的资料，有目的地引导利用，并解答利用者提出的有关问题。
3、进行某项活动或专题项目的跟踪服务，注意收集，登记利用档案后的社会效益、经济效益，及时将实例汇集成册，进行开发利用工作情况研究和宣传，不断提高开发利用工作的质量。
4、在各类档案的开发利用工作中，严格执行国家的有关保密及专利规定，根据规定认真审查内容，控制使用范围，使有关的档案在规定期限内完全保密。
二、利用手续及要求
1、学院教职工因工作需要，借、查阅档案，需经本部门领导和档案室同意并办理借阅手续后，方可借阅。
2、同需要查阅学院秘密以上或内部保密事项的档案，需经学院办公室主任批准。
3、外单位或个人需要利用档案时，应持单位介绍信，并注明利用的目的与范围，无密级档案经档案室同意即可查阅，有密级或内部保密档案，需经学院办公室主任批准才能查阅。
4、借、查阅档案的人员，应认真填写借阅档案登记表，利用效果表不得随意省略和涂改，以确保档案的安全和便于档案的管理。
5、查阅档案一般只限在档案室内阅读，如有特殊需要，需经档案室同意，方可外借（一般不超过十天）。
6、借出的档案应妥善保管，不得对所借档案抽拆、涂改、划圈、转借、剪裁和污损，不得自己横传，保持档案的整洁，按期归还。
7、若发现档案遗失，应立即报告，并配合有关部门及时追查和处理。
档案统计是以数字的形式准确地反映档案工作的真实情况和档案管理活动的规律，保持正常的工作程序不可缺乏的一项工作。为了使学院的档案统计工作做到准确、及时、科学和制度化，根据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》要求，特制定本办法。
一、综合档案室严格按照上级档案部门的要求，定期或不定期地向上级主管机关和档案行政管理部门报送统计报表，以便使其及时了解情况，进行指导。
二、综合档案室应了解各部门分管档案工作的领导和兼职档案人员的情况，做好全校兼职档案人员的人数及基本情况的统计工作，以便于档案业务联系和指导工作。
三、综合档案室应坚持实事求是的原则，在做好各类档案案卷目录统计工作的同时，对每年档案的收进、整理情况进行准确统计，认真负责地编制每一份统计表，仔细地填写每一栏目的数字，杜绝马虎草率。
四、综合档案室应对历年各类档案的库存数量、保管情况定期进行统计，真正做到心中有数，家底清楚。
五、档案利用的统计是各部门、各类人员在一定时期利用档案情况的真实反映。综合档案室必须认真地做好档案利用的统计工作，以促进档案利用工作的开展。
六、档案的鉴定销毁统计工作，是对鉴定销毁后库存档案的销毁档案数和现存档案数的核实工作。综合档案室应在每次鉴定销毁工作后，及时做好各类档案统计工作，以保证帐物相符，准确无误。
七、综合档案室应做好各类档案统计资料的积累工作，并通过各类档案的统计数字，分析研究档案工作，进一步认识和掌握档案工作的基本规律，不断总结经验，找出差距，采取措施，提高档案工作的质量。
为保证档案管理制度的贯彻执行情况，以切实提高档案管理水平，特制订执行档案管理制度的保证措施。
一、组织措施
1、档案管理制度由主管院长审批，列入学院管理制度范畴。
2、根据上级有关规定和学院档案工作实际情况滚动修订有关制度，以更切合实际，并具有操作性。
3、增强档案意识，提高业务水平，有计划地组织档案网络人员学习档案管理制度，使之熟悉、掌握。注重根据档案工作中的具体情况，不定期地有重点地组织有关人员学习有关规章制度。
三、检查措施
1、将对档案管理制度的执行列入职工的岗位责任制中。
2、学院对档案管理制度的执行情况，由档案部门提出评价和意见。
3、每年不定期的组织《档案法》和学院档案管理制度执行情况的全面检查。
4、针对重点工程项目，组织检查档案管理制度的具体执行情况。
5、根据检查情况，由办公室提出整改意见，并督促有关部门和人员限期整改完善。
